Preparando la Cadena de Abastecimiento para el cambio y nuevas tecnologías.

Existe un impulso permanente y transversal por mejorar, y las organizaciones disponen grandes esfuerzos en detectar zonas de mejora e impulsar mecanismos que impliquen mayor precisión, mayor rapidez, y mayores certezas en los procesos. En la Cadena de Abastecimiento esto ocurre permanentemente, tanto en la cadena de manejo de los bienes físicos, como en el manejo de los datos.

En ocasiones, ese impulso por mejorar constantemente se confunde con la necesidad de incorporar tecnología.

La cadena de Abastecimiento, es un conjunto de procesos que debidamente entrelazados va incorporando certezas a través de cada eslabón, ya sea sistémico o de manejo físico de los materiales. Si un eslabón posee deficiencias o entra en un error, la cadena completa genera variabilidades tales que provocan anormalidades en distintos puntos del proceso.

A partir de este diagnóstico recurrente, nace la ansiedad de disponer de tecnologías como la lectura de datos, RFID, GPS, lectores, robots de carga, refuerzos al ERP, Drones, etc... Millones de dólares son anualmente invertidos en mejorar procesos, intentando otorgar precisión, rapidez y certezas.

Es fundamental hacer un ejercicio simple de análisis inicial, que podrá ahorrar gran parte de tal inversión, o al menos ayudar a orientar mejor la inversión, si ésta ya es una decisión estratégica definida.

Considero básico realizar un análisis que permita orientar esfuerzos y canalizar la decisión de mejorar, manteniendo el concepto de simplicidad y antes de decidir una inversión:

a) Entender el punto de partida: al igual que en la construcción, es natural ir construyendo sobre los aprendizajes ya realizados, luego es siempre necesario entender cuál es el punto de partida, cuáles son los indicadores de desempeño hasta ahora, qué se mide, por qué se mide tal o cual variable, y cuál es el piso desde dónde se comenzará a mejorar en adelante. Desconocer lo realizado y partir de cero tiene dos problemas claves; Primero, se recorrerá el mismo camino ya recorrido, posiblemente cometiendo los mismos errores que debieron ser parte del aprendizaje, destruyendo valor y perdiendo tiempo y recursos. Segundo, se pierde adhesión del equipo al cambio futuro, si no se reconoce genuinamente el avance alcanzado a la fecha, al equipo que ha participado en construirlo.

b) Entender la causa raíz: es frecuente el error de quienes lideran los cambios, de creer que los procesos se arreglan con una receta exitosa. Aquello que ya funcionó en otra organización y en otro proceso de cambio, deberá funcionar de igual forma en el cambio por iniciar.

Hay quienes tienen una pieza redonda en la mano, y piensan que todos los hoyos que ven son redondos. Cuántas veces hemos visto a líderes tratando de colocar una pieza redonda en un hoyo cuadrado.

El análisis de Causa raíz, es fundamental para entender culturas, para entender limitaciones y creencias. Entender el por qué las cosas se hacen de cierta forma antes de reparar o invertir. Algunas veces la cultura, las limitaciones internas o las creencias son los obstáculos que pueden removerse sin necesidad de incorporar grandes inversiones. Mostrar un camino alternativo o mostrar que las barreras son posibles de remover, es más importante que seguir construyendo empecinadamente y poseído por la verdad. Por otro lado, entregar soluciones que ataquen a la cultura bajo la línea de flotación, sin realizar el trabajo previo de remover creencias, puede hacer que grandes proyectos queden en el camino, derrotados por simples pero poderosas creencias.

c) Entender el objetivo estratégico de su Cadena de Abastecimiento: Las organizaciones de abastecimiento son, en general, similares. Se componen. tradicionalmente de unidades de compras, de servicios, manejo de bodegas y la logística de transporte. Por otro lado, las compañías actualmente poseen planes de cada vez menor plazo, y ello no se debe a la incapacidad de planificar, sino a la incapacidad de prever el comportamiento de la gran cantidad de variables y acciones inesperadas que afectan los planes de producción. Entonces, se da la curiosidad que las compañías poseen planes flexibles, desafiantes y siempre mirando la contingencia, y por otro lado, las organizaciones de abastecimiento tienden a ser las mismas por décadas. Gente más , gente menos, procesos más o menos, pero esencialmente las mismas.

Las organizaciones de abastecimiento deben ser tan o más ágiles que la organización de la compañía que las contiene. Deben entender y hacer propios los planes estratégicos, y entender y adaptarse para ser un contribuyente relevante en los resultados financieros y operacionales.

Luego, el incorporar mejoras o tecnologías o cambios, debe estar intencionadamente orientado al objetivo estratégico de la compañía.

d) Mejorar la calidad de los datos: Muchas veces las mejoras son en gran parte entusiasmo y atracción por las tecnologías novedosas y seductoras, sin embargo su aplicación se hace inapropiada y hasta contraproducente, cuando existen datos inconexos, en distintas fuentes, sin estructura o incluso sin valor. Es conocido del análisis de procesos, que si basura entra, basura sale. Sin embargo y aun siendo un concepto ampliamente conocido, es frecuente ver entusiasmo por aplicar tecnologías que, a la hora de partir, deben dedicarse esfuerzos, miles de dólares y mucho tiempo, en limpiar datos y hacer que éstos fluyan por los nuevos sistemas.

Reflexión final: Estas cuatro simples pero efectivas acciones, permiten mejorar en forma simple la Cadena de Abastecimiento, antes de introducir cualquier inversión mayor en tecnología. La simplicidad es clave en la mejora de procesos.